Döküman indir

Belge ve Bilgi Yönetim Sistemleri

Yazar: GokhaN | Yayın Tarihi: 03 Haziran 2009 | Yorumlar: Henüz Yorum Yok :(
Kategori: Büro Yönetimi ve Sekreterlik

Belge yönetim sistemleri temel olarak belgeler güvenli, hızlı erişilebilir, arandığında
rahatlıkla bulunabilecek bir şekilde düzenlemeye yarayan bir araç olarak tanımlanabilir.
Belge yönetimi, bürolara dışarıdan gelen veya bürodan dışarıya giden belgelerin bir
düzen içinde yönetilmesi anlamına gelmektedir. Günümüzde örgütlerin bilgi işleyen
birimlere dönüşmesiyle birlikte, belge ve bilgi yönetiminin önemi artmıştır. Örgütlerde
bilgiyi organize etmek için yönetim bilgi sistemi (YBS), belgelere zamanında ulaşmak için
belge yönetim sistemi (BYS) geliştirilmiştir.
Belgeler, örgütün faaliyetlerinin doğal ürünleridir. Örgütsel ve yönetsel faaliyetler, söz
konusu belgeler üzerinden yürütülür. Örgütlerde belgelerin üretimi, planlanması,
organizasyonu ve kontrolü için geliştirilen sistem, belge yönetimi sistemi olarak adlandırılır.
Günümüzde bilimsel gelişmelere paralel olarak hızlı bir şekilde artan belge dolaşımı
ve bilgi birikimi nedeniyle belgelerin arşivlenmesi büyük önem kazanmıştır. Bu hızlı çalışma
temposu içerisinde doğru bilgi ve belgeye hızlı bir şekilde ulaşmak için belgelerin etkin
biçimde dosyalanması ve arşivlenmesi gerekir. Bu nedenle, gelişmekte olan bilgisayar
teknolojisi ve yazılımı her alanda olduğu gibi bu alanda da kullanılmaya başlanmış ve sonuç
çok başarılı olmuştur. Belgelerin arşivlenmesi ve belge yönetim sistemleri oluşturulması
amacıyla kullanılan yazılımlar sadece belge ve bilgi saklamakla kalmamakta, ayrıca
bürolarda çalışma verimliliğini de artırmaktadır. Bürolarda hızlı belge dolaşımını ve iletişimi
de sağlayan bu yazılımlar sayesinde, uzun süredir arzu edilen kâğıtsız ofis ideali neredeyse
gerçekleşmiş durumdadır.
Belge yönetim sistemi, tüm belgeleri elektronik ortama aktaran, bu ortamda saklayan
ve bilgiye kolay erişimin en sağlıklı yolu olan sorgulama ve görüntüleme gibi işlevleri
üstlenen modüllerden oluşur ve özellikle belge hacmi yüksek olan, bu belgelerin içerdiği her
türlü bilgiye kısa sürede, kesintisiz ve en etkin çözümü sağlayacak biçimde erişilmesi
gereken kurum ve kuruluşlar için vazgeçilmez bir sistemdir.
Elektronik bir belge yönetim sisteminin sağladığı yararlar daha çok, geleneksel dosya
ve arşiv yöntemlerinin kısıtlamalarından kaynaklanmaktadır. Bu yararlar şu şekilde
özetlenebilir:
*Her belge, türü ve kaynağı ne olursa olsun bir kez arşivlenir.
*Belge, daha doğrusu bilgi arama sırasında yaşanan zaman kaybı önlenir ve
istenilen belgeye en çok birkaç saniye içinde ulaşılır. Elektronik ortamdaki birbelgenin kurum içinde ve/veya kurumlar arasındaki dolaşım süresi çok
kısalacağından, işlem süreleri azalır ve normalde günlerce sürebilecek işlemler,
birkaç dakika içinde sonuçlandırılabilir.
* Bilgiye erişmek isteyen veya bu işle görevlendirilen kişi, yetkili olması koşulu
ile istediği belgeye, masasındaki bilgisayardan erişebilir. Yetkisi çerçevesinde
belgeyi sadece inceleyebilir veya belge üzerinde işlem yapabilir. Bunun için
masasından kalkması, koridorlardan geçip merdivenlerden inmesi ve arşiv
odasının tozlu rafları arasında, aradığı belgenin son şeklinin nerede olacağını
bilmeksizin dolaşması gerekmez.
* Belgeler ağ veya intranet üzerinden kurum içinde ve internet üzerinden de
kurum dışında istenilen kişilere kolayca ve anında gönderilebilir,
* Taranan belgeler üzerinde yapılacak değişiklikler, belgenin aslını etkilemez.
Böylece asıl belgenin güvenliği sağlanır.
* İş yapma süresi iyileşir ve karar verme süreci hız kazanır.
* Maliyetlerin düşmesi ve bireysel üretkenliğin artmasının yanı sıra, müşteriye
verilen hizmetin niteliği yükselir ve müşteri memnuniyeti sağlanır.
* Belgeler 100 yıl garantili optik disklerde veya 10 yıl garantili CD’lerde saklanır.
Böylece belgelerin kaybolması, yanlış dosyalanması (arşivlenmesi) ve yetkisiz
veya kötü niyetli kişilerce değiştirilmesi gibi sorunlar ortadan kalkar.
* Zaman içinde büroları daraltan arşiv dolaplarının yerini, cebe bile sığacak
boyuttaki optik disk veya CD’ler alır. Böylece arşiv odaları daha yararlı amaçlara
yönelik olarak kullanılabilir. Yapılan araştırmalar, belge yönetim sistemi
kullanımı sayesinde arşiv alanında yüzde doksan oranında tasarruf sağlandığını
göstermektedir.
* Dünyada uzun zamandır kullanılan belge yönetim sistemleri ülkemizde yeni
yeni kullanılmaya başlanmış ve bu konunun önemi daha yeni anlaşılmıştır. Son
yıllarda birçok işletme kendi bünyesinde elektronik arşiv ve belge yönetim
sistemi kullanımına geçmek için çalışmalara başlamıştır.

Kaynak: Megep